Monitoring w firmie – kompleksowy poradnik

Monitoring w firmie może być stosowany według ściśle określonych zasad. W artykule poruszamy kwestię celowości stosowania monitoringu miejsca pracy, zasad monitorowania pracowników, RODO oraz przechowywania zapisów i dostępu do zarejestrowanego obrazu.

Do czego może służyć monitoring w firmie?

Monitoring w firmie może służyć wyłącznie zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników, ochronie mienia, kontroli procesów produkcyjnych i poprawie stopnia ochrony tajemnic firmowych. Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy stosowanie monitoringu w firmie nie może mieć charakteru arbitralnego i musi być uwarunkowane obiektywnymi potrzebami. Innymi słowy, monitoring w firmie musi być niezbędny do realizacji określonych celów. Ich katalog jest ściśle uregulowany przez KP, co oznacza, że jego rozszerzenie we własnym zakresie oznacza przekroczenie przez pracodawcę uprawnień kontrolnych.

Przykładowe zastosowanie monitoringu firmowego zgodnie z określonymi celami przedstawiamy w poniższej tabeli.

Zasady monitoringu pracowników

Stosowanie monitoringu miejsca pracy musi opierać się na filarach celowości, proporcjonalności i przejrzystości.

• Zasada celowości mówi o stosowaniu monitoringu w pracy wyłącznie w celach określonych w KP.
• Zasada proporcjonalności mówi o tym, że ingerencja w sferę prywatności pracownika musi być adekwatna do zagrożenia. Oznacza to, że jeśli określone cele można osiągnąć np. za pomocą kontroli dostępu, wówczas monitoring może zostać uznany za środek nadmiarowy.
• Zasada przejrzystości jasno wskazuje na to, że monitoring może być stosowany na transparentnych zasadach dla wszystkich pracowników, tj. np. nie może być ukryty, a zasada przetwarzania rejestrowanego obrazu muszą być dostępne dla wszystkich rejestrowanych osób.

Sprawdź: Monitoring wizyjny obiektów

Ograniczenia w stosowaniu monitoringu pracowników

Monitoring miejsca pracy nie może być wykorzystywany w celu wywierania stałej presji psychologicznej na pracowników. Wyklucza się wykorzystywanie kamer np. do rozliczania czasu pracy spędzonego przy komputerze czy częstotliwości przerw.

Korzystanie z monitoringu pracowników w tych celach stanowi naruszenie ich godności i wykracza poza cele stosowania monitoringu, określone w KP.

Monitoring pracowników w firmie a RODO

Monitoring miejsca pracy umożliwia rejestrację obrazu pozwalającą na identyfikację osób fizycznych. Oznacza to, że pracodawcy muszą stosować się do przepisów RODO. Zgodnie z nimi każde nagranie monitoringu stanowi zbiór danych osobowych. W związku z tym ich administrator jest zobowiązany do:

• zapewnienia poufności danych – zarejestrowany obraz monitoringu musi zostać zabezpieczony na wypadek np. cyberataków lub możliwości wykradzenia fizycznych nośników z zapisem;
• zapewnienia dostępu do monitoringu pracownikom – pracownicy mają prawo zażądać dostępu do nagrań monitoringu, na których się znajdują (przepisy z art. 15-22 RODO);
• rzetelnego poinformowania pracowników o monitorowaniu obiektu jeszcze przed uruchomieniem systemu – pracownicy muszą wiedzieć o monitorowaniu miejsca pracy, znać rozmieszczenie kamer oraz ich zasięg;
• udostępnienia zarejestrowanego obrazu wyłącznie upoważnionym osobom – np. zarejestrowanym na obrazie pracownikom na ich żądanie czy Policji w celu odtworzenia zdarzeń niepożądanego incydentu;
• prowadzenia Rejestru Czynności Przetwarzania – monitoring musi być w nim ujęty jako osobny proces, w którym określane są m.in. kategorie danych (czas, miejsce, obraz), kategorie osób (pracownicy, goście, kontrahenci), planowane terminy usuwania danych.

Sprawdź: Montaż kamer przemysłowych CCTV Wrocław

Jak zapisać monitoring w regulaminie pracy?

Monitoring miejsca pracy musi zostać uregulowany w regulaminie zakładu pracy. W tabeli przedstawiamy, jakie kwestie związane z monitoringiem muszą zostać doprecyzowane w określonych sekcjach regulaminu.

Sprawdź: Audyt zabezpieczeń i bezpieczeństwa firmy

Kto może przeglądać firmowy monitoring?

Do przeglądania monitoringu miejsca pracy uprawnieni są:

• pracodawca lub członkowie zarządu – jako administratorzy danych osobowych zarejestrowanych przez monitoring;
• pracownicy, których wizerunek został zarejestrowany przez monitoring – na ich żądanie, na mocy przepisów art. 15-22 RODO;
• wyznaczeni pracownicy ochrony lub menedżerowie bezpieczeństwa – na podstawie imiennego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
• administratorzy systemów IT – w zakresie niezbędnym utrzymania ciągłości pracy systemu monitoringu i IT firmy;
• podmioty przetwarzające – np. zewnętrzne firmy ochroniarskie lub serwisy systemów monitoringu CCTV, pod warunkiem podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO (Profesjonalna Agencja Ochrony Delta Security oferuje obsługę systemów monitoringu oraz pomoc patroli interwencyjnych);
• organy państwowe, np. Policja, Prokuratura, sądy – na podstawie pisemnego wniosku zawierającego podstawę prawną; zapisy monitoringu mogą posłużyć jako dowody w prowadzonych postępowaniach; pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć materiał i wydać organom za pokwitowaniem.

Przechowywanie zapisów z monitoringu w firmie

Nagrania z monitoringu mogą być przechowywane maksymalnie przez okres 3 miesięcy od momentu nagrania. W praktyce wiele firm skraca ten czas do 14-30 dni. Wynika to głównie z oszczędności na utrzymaniu systemu monitoringu i infrastruktury IT.

Po upływie 3 miesięcy nagrania muszą zostać trwale i nieodwracalnie usunięte. Systemy monitoringu CCTV robią to automatycznie poprzez nadpisywanie plików. Nośniki fizyczne, np. płyty CD z zapisami, muszą zostać programowo wyczyszczone lub zniszczone mechanicznie.

Zapisy z monitoringu miejsca pracy mogą być przechowywane dłużej, jeśli stanowią dowód w postępowaniu. W przypadku zaistnienia incydentów, np. konfliktu w zakładzie pracy, kradzieży, zaniedbań czy nieautoryzowanego dostępu termin 3 miesięcy ulega zawieszeniu. W tym czasie nagrania powinny zostać zabezpieczone aż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Monitoring w firmie a nagrywanie dźwięku

Monitoring firmowy nie może rejestrować dźwięku. Nagrywanie dźwięku przez system monitoringu wymaga podstawy ustawowej. Kodeks pracy, jako źródło prawa w tym zakresie, dopuszcza jedynie rejestrowanie obrazu z monitoringu. Nagrywanie dźwięku jest zatem nielegalne, a złamanie przepisów w tym zakresie grozi odpowiedzialnością karną z art. 267 Kodeksu karnego (zakładanie urządzenia podsłuchowego).

Czy monitoring firmy z ukrycia jest legalny?

Nie, zgodnie z art. 22² par. 7-9 Kodeksu pracy monitoring miejsca pracy musi być jawny. Niedozwolone jest stosowanie wszelkiego rodzaju kamer szpiegowskich, np. ukrytych w czujnikach dymu, zegarach czy innych elementach wyposażenia.

Odstępstwa od tej reguły możliwe są jedynie w przypadku operacji prowadzonych przez służby państwowe, np. Policję lub Prokuraturę. Pracodawcy nie mogą na własną rękę stosować tajnego monitoringu, a dowody pozyskane z tego typu systemów są regularnie odrzucane przez sądy w postępowaniach i traktowane jako naruszające zasady współżycia społecznego.

Źródła:

1. https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-22-2
2. https://g.infor.pl/p/_files/516000/rodo-jak-pracodawca-moze-monitorowac-pracownikowpdf-516460.pdf
3. https://www.kkz.com.pl/2025/12/02/prawo-do-prywatnosci-a-monitoring-pracownikow-granice-legalnosci-i-orzecznictwo/
4. https://warszawapraga.so.gov.pl/uploads/files/za%C5%82.%20nr%209%20Umowa%20powierzenia%20przetwarzania%20danych%20osobowych.doc
5. https://szkoleniabhp.biz.pl/blog/informacja-dla-pracownikow-o-monitoringu-wzor-przepisy-i-praktyczne-aspekty/
6. https://szkolenia.abi-expert.pl/blog/monitoring-audio-w-swietle-rodo-i-przepisow-sektorowych/

Sprawdź podobne artykuły